Was ist ein Workflow?
Häufig ist heutzutage von Workflow und Workflow-Management die Rede. Aber was genau ist damit eigentlich gemeint? Ein Workflow ist eine klar definierte Abfolge von Arbeitsschritten, damit ein Team ein Projekt oder ein festgelegtes Ziel erreichen oder umsetzen kann. Der Workflow bezeichnet den gesamten Prozess – von Anfang an bis hin zu seinem Abschluss.
Vorteile eines strukturierten Workflows
Das Besondere ist, dass der Workflow vorab genau festlegt, in welcher Reihenfolge welche Aufgabe von wem erledigt werden. Diese genauen Vorgaben erleichtern die Kommunikation und die Weitergabe von Informationen. Verschiedene Aufgaben und Bereiche werden von verschiedenen Teams durch unterschiedliche Workflows abgedeckt.
Automatisierung und Effizienzsteigerung durch Workflows
In einem Unternehmen und in unterschiedlichen Teams kann es für verschiedene Bereiche oder Aufgaben viele verschiedene Workflows geben. Ist ein Workflow abgeschlossen, wird mit dem nächsten begonnen und durch diese Arbeitsweise wird eine Automatisierung bestimmter Abläufe erreicht. Der Vorteil von Workflows sind ebendiese Automatisierungen und eine gesteigerte Effizienz, weil jeder Beteiligte genau weiß, was er wann zu tun hat. Durch die klaren Abläufe und Vorgaben kommt es zu besseren Ergebnissen und auch die Absprachen funktionieren besser.
Mögliche Nachteile und Herausforderungen im Workflow
Workflows haben aber auch Nachteile. So kann es trotz guter Planung zu einem Problem im Ablauf kommen und dann gerät alles ins Stocken. Außerdem ist ein Workflow generell immer nur so gut, wie die einzelnen Schritte. Wenn ein Schritt vergessen wird, ist der gesamte Prozess in Gefahr.
Wie entwickelt man einen erfolgreichen Workflow?
Wie schafft man also einen erfolgreichen Workflow? Wichtig ist, dass man einen klaren Anfang und ein klares Ende festlegt, so dass klar ist, wann der Ablauf erfolgreich abgeschlossen ist. Je mehr die einzelnen Schritte geplant und analysiert werden, umso besser läuft der Workflow und umso niedriger ist das Risiko, dass der Prozess ins Stocken kommt. Die einzelnen Schritte sollten so konkret und verständlich sein, dass jeder Beteiligte genau weiß, was er wann zu tun hat. Generell sollte man sich nicht blind darauf verlassen, dass der Ablauf funktioniert.
