Wie plane ich meine Übergabe vor dem Urlaub so, dass ich entspannt verreisen kann?
Erst liegt der Urlaub in weiter Ferne und dann, kurz vorher, muss doch alles auf den letzten Drücker an die Kollegen übergeben werden. Wie bekommt man es hin, dass man ohne Stress, ganz entspannt in den Urlaub geht? Denn nichts ist schlimmer, als sich im Urlaub darüber Gedanken machen zu müssen, wer sich jetzt um den Kunden kümmert, ob alles funktioniert und ob die Kollegen gut eingearbeitet sind. Denn – was viele nicht wissen – rechtlich gesehen müssen Arbeitnehmer während ihres Urlaubs nicht erreichbar sein und genau das ist auch die beste Erholung, einfach mal abschalten. Wie übergibt man also seine Arbeit so, dass man seine Ruhe hat? Als erstes sollte man ein Übergabeprotokoll anlegen, in dem der Projektstatus, die anstehenden Aufgaben und Deadlines enthalten sind. Dieses Protokoll wird im Server abgelegt oder an alle relevanten Kollegen und Vorgesetzten verschickt. Das Protokoll sollte kurz und knapp gehalten sein, es sollte zudem auch die Dauer der Abwesenheit, wenn nötig eine Liste mit Zugangsdaten und Ablageorte für relevante Daten, Materialien und Ordner enthalten. Auch wichtige Kontakte, Kunden oder Ansprechpartner, extern und intern, sollten hier vermerkt sein. Wer ein Mitspracherecht besitzt, sollte eine Urlaubsvertretung bestimmen. Bei dieser Person sollte es sich am besten um jemanden handeln, der Projekteinblick hat sowie die nötige fachliche Kompetenz. Wichtige Kunden sollte man früh genug über die Abwesenheit informieren und ihnen die Vertretung bestenfalls persönlich vorstellen. Kurz vor dem Urlaub schickt man am besten noch einmal eine Erinnerungsmail an die Kollegen, mit dem Hinweis auf das Übergabeprotokoll. Auch ein Übergabegespräch macht auf jeden Fall Sinn. Am letzten Arbeitstag wird dann eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet, in der darüber informiert wird, wie lang man weg sein wird, ob die Mails weitergeleitet werden und wer der vertretungsweise Ansprechpartner ist. Auch Telefonanrufe sollten entweder auf die Vertretung oder auf den Empfang umgeleitet und eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen werden. Auch wichtig: Den Arbeitsplatz nicht im Chaos hinterlassen. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt sein, bestenfalls auch befreit von allen privaten Dingen wie Fotos oder Deko. Lebensmittel, die schlecht werden können, müssen aus Schubladen und Schränken entfernt werden. Auch den Kühlschrank in der Teeküche unbedingt überprüfen! Wer am ersten Arbeitstag keinen Stress will, der plant möglicherweise schon den ersten Tag nach dem Urlaub durch. Je besser vorbereitet man das Büro verlässt, umso entspannter ist man im Urlaub und kann sich so richtig gut erholen…
