Wie führe ich ein Geschäftstelefonat? Hier ist der Telefon-Knigge
Für viele Arbeitnehmer ist es das Normalste der Welt, andere mögen es bis an ihr Berufsende nicht: Telefonate annehmen, Telefonate weiterverbinden, Telefonate führen. Vor allem, wenn man neu in einer Firma ist – am besten in einem Großraumbüro – und alle Kollegen hören zu. Da kann man ganz schön ins Schwitzen kommen! Dabei ist es eigentlich ganz einfach, wenn man sich an ein paar Regeln hält.
Ganz wichtig: Der erste Eindruck. Melden Sie sich mit dem Firmennamen, Ihrem (Vor- und) Nachnamen und einer freundlichen Begrüßung. Achten Sie darauf, nicht zu schnell zu sprechen. Haben Sie immer Stift und Block in Griffnähe, so können Sie sich schnell ein paar Notizen machen – wer ruft an, worum geht es, eventuelle Rückrufnummer. Wer häufig Telefonate führen muss, sollte das Buchstabieralphabet kennen. Häufig legen Anrufer gleich bei der Buchstabierung los mit „Richard, Emil, Gustav“ und so weiter und wer da nicht hinterherkommt, muss immer wieder nachfragen. So sollte man auch wissen, dass es ein altes Buchstabieralphabet, ein deutsches Buchstabieralphabet, ein internationales Buchstabieralphabet gibt, sowie für jede weitere Fremdsprache ein weiteres. Wenn man neu im Job ist, sollte man sich sofort die Telefonanlage erklären lassen, denn meistens sind die eine Wissenschaft für sich. Bleiben Sie stets freundlich, fragen Sie nach, was der Anrufer möchte, ob Sie ihn verbinden können oder er eine Nachricht hinterlassen will. Wichtig auch für denjenigen, für den Sie eine Nachricht entgegennehmen: Schreiben Sie unbedingt den korrekten Namen auf, sonst kann derjenige, für den die Nachricht bestimmt ist, nichts mit dem Namen anfangen, bzw. spricht den Angerufenen mit dem falschen Namen an und das wirkt unprofessionell. Schreiben Sie auch das Thema des Anrufs, die Firma, sowie Datum, Uhrzeit und Telefonnummer auf.
Wenn Sie selbst Anrufer sind, bereiten Sie sich gut vor: Notieren Sie sich Fragen und Daten, atmen Sie einmal tief durch, sollten Sie sehr nervös sein. Sprechen Sie deutlich und verzichten Sie während des Gesprächs auf Kaugummi, Essen oder Trinken. Achten Sie darauf, sich freundlich zu verabschieden und alle wichtigen Informationen rübergebracht oder notiert zu haben. Fragen Sie lieber noch einmal nach, sollten Sie sich nicht sicher sein. Niemand nimmt Ihnen das übel! Sie werden sehen: Mit ein bisschen Übung wird das leidige Telefonieren bald zur Normalität.
