Wie gehe ich ein Meeting an?
Das nächste Meeting steht an und wieder weiß man nicht, wird es eine Vollkatastrophe, wird es super laufen oder wird es sich ewig in die Länge ziehen. Was kann man also tun, um ein Meeting zu optimieren und mit einem guten Gefühl hineinzugehen? Studien haben ergeben, dass Arbeitnehmer fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings sind. Häufig geht so wertvolle Arbeitszeit verloren, weil sich viele Meetings unnütz in die Länge ziehen. Hauptproblem von Meetings ist, dass sie dauernd den Arbeitstag zerstückeln und der Arbeitnehmer so nicht in der Lage ist, länger am Stück produktiv zu arbeiten. Außerdem sind viele Meetings einfach nur „Gelaber“, in denen es keine konkreten Ergebnisse gibt und die man sich daher eigentlich sparen könnte. Für die Teamarbeit und die Kommunikation sind Meetings generell gut, aber ihre Anzahl sollte möglichst reduziert werden.
Aber welche Meetings gibt es überhaupt?
- Kickoff-Meeting: Der Projektleiter informiert über ein neues Projekt, über Aufgaben, Rollen und Ziele.
- Jour Fixe: Regelmäßiges Meeting mit den gleichen Personen immer am gleichen Tag. Hierbei sollen die Mitarbeiter auf den aktuellen Stand gebracht werden.
- Brainstorming-Meeting: Hier werden Ideen und Lösungen für bestimmte Projekte, Themen oder Herausforderungen gesammelt.
- Onboarding-Meeting: Ein Meeting für neue Mitarbeiter für eine erste Orientierung.
- Chefmeeting: 4-Augen-Gespräch mit dem Chef.
- Telemeeting: Oberbegriff für virtuelle Meetings, zum Beispiel per Telefon oder Video.
- Mystery Meeting: Ein Meeting an einem ungewöhnlichen Ort, das die Kreativität fördern soll.
Tipps für effektivere Meetings
Um ein gelungenes Meeting abzuhalten, sollte man eine Agenda haben, die allen Teilnehmern vorab zukommt. So sind alle Teilnehmer vorbereitet. Die Teilnehmer sollte man sorgfältig aussuchen, es sollten wirklich nur die geladen werden, die etwas Wichtiges beitragen oder die wegen ihres Amtes unentbehrlich sind. Bei der Teilnehmerzahl gilt: Weniger ist mehr. Die effektivsten Meetings finden meist mit einer kleinen Runde von Mitarbeitern statt. Um ein Meeting zeitlich nicht ausufern zu lassen, sollte man pünktlich anfangen und nicht auf jeden Nachzügler warten. Ebenso konsequent sollte man die für das Meeting angesetzte Zeit einhalten. Läuft ein Meeting dennoch schlecht, macht es Sinn, sich Feedback zu holen. So kann man beim nächsten Mal noch besser planen und sich noch besser vorbereiten.
