Wie halte ich eine erfolgreiche Videokonferenz ab?
Seit der Corona-Pandemie sind virtuelle Meetings aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Dennoch tun sich einige Arbeitnehmer noch schwer damit. Mittlerweile gibt es viele Plattformen, die solche Meetings anbieten. Meist handelt es sich um eine Cloud-basierte Software, die auch ohne Installation funktioniert. Die Tools lassen sich privat oder beruflich nutzen und bieten Möglichkeiten für unterschiedliche Bereiche. So lassen sich Teamsitzungen, Schulungen, Präsentationen, Webinare, virtuelle Veranstaltungen, persönliche Treffen oder Familientreffen abhalten. Auch für Geschäftskommunikation, Kundentermine und Kundenservice bieten sich Videokonferenzen an. Vor allem bieten sie den Vorteil, dass die Arbeitnehmer vom Homeoffice aus arbeiten können. Mittlerweile gibt es Firmen, die gar keine Büroräume mehr haben, weil die Mitarbeiter remote arbeiten und sich in virtuellen Meetings treffen. Die bekanntesten Anbieter für Videokonferenzen sind:
- Zoom: Dieses amerikanische Unternehmen ist sehr beliebt. Mit einer Meeting-ID kann man unkompliziert einer laufenden Besprechung beitreten. Die Bedienung ist einfach.
- Skype: Das vielleicht bekannteste Unternehmen ist ursprünglich für private Gespräche genutzt worden, mittlerweile wird es aber häufig geschäftlich benutzt.
- Microsoft Teams: Hier können Daten und Dokumente gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden
- Weitere Anbieter: Webex, Amazon Chime, Bitrix 24, GoToMeeting, Intermedia Anymeeting, Jitsi Meet
Wie halte ich eine erfolgreiche Videokonferenz ab?
Leider sind viele Meetings zu lang und bringen kein Ergebnis und genauso ist es auch bei Videokonferenzen. Daher sollte man einige Tipps beachten, wie man solche Fehler vermeiden kann. Als erstes sollte man einen Plan erstellen und sich genau überlegen, was besprochen werden soll und wer dabei sein soll. Dann überlegt man sich einen Zeitpunkt, aber vor allem auch eine Uhrzeit, wann die Konferenz vorbei sein soll. Generell ist es besser, wenn man die Teilnehmerzahl so gering wie möglich hält. Experten sagen, dass eine Videokonferenz mit mehr als acht Teilnehmern meist nicht besonders effizient ist. Am effektivsten ist es, wenn ein Moderator ernannt wird, der das Rederecht verteilt, damit es nicht zu einem allzu großen Durcheinander kommt. Für eine Videokonferenz sollte man sich an einen ruhigen Ort zurückziehen und andere Störquellen ausschalten. Auch, wenn man zuhause ist, sollte man sich für eine Videokonferenz angemessen kleiden und nicht im Jogginganzug auftauchen. Aber Vorsicht bei Karomustern, die neigen dazu, auf dem Bildschirm zu flimmern. Am besten setzt man sich schon etwas früher an den Computer, weil einem manchmal die Kamera oder das Mikrofon einen Strich durch die Rechnung machen und so hat man noch genügend Zeit, alle Fehler zu beheben. Am Anfang der Konferenz stellt man die Teilnehmer vor und bedankt sich am Ende bei ihnen.
